همه مدیران به عنوان یک مسئولیت و وظیفه باید بر عملکرد کارکنان تحت سرپرستی خود نظارت داشته باشند. آنها به طور مداوم عملکرد کارکنان را در سازمان مورد بررسی و ارزیابی قرارمی‌دهند و براساس نتایج آن، عملکردهای مثبت و سازنده ارائه می دهند. همچنین کارکنانی را که عملکرد ضعیف داشته‌اند، به شیوه‌های مختلف راهنمایی می کنند تا نقاط ضعف خود را اصلاح کنند. گاهی آنان را تنبیه نیز می کنند.
با این وصف، مدیران برای ارزیابی عملکرد و اتخاذ شیوه‌های تقویت یا اصلاح عملکردها با کارکنان خود ارتباط خواهند داشت. در این فرایند، آنان برای عملکردهای مطلوب و نامطلوب واکنش‌های متفاوتی را از خود بروز می‌دهند. این واکنش‌ها باید بر پایه اصول و مبانی ارتباطات اتخاذ و به اجرا گذاشته شوند.
انواع واکنش‌ها
به طور کلی، برای ایجاد سازمان موفق، باید کارکنان را از نحوه عملکردشان آگاه کنیم. در مقابل هر عملکردی می‌توان سه واکنش زیر را نشان داد:
۱- واکنش مثبت
اگر عملکرد هر یک از کارکنان در جهت رسیدن به هدف سازمان است، می‌توانیم واکنش مثبتی به آن نشان دهیم.
واکنش مثبت می‌تواند در حد یک تشویق و تمجید تا تشویق‌های بیشتر و ارزشمند‌تر باشد.
اگر بخواهیم کارکنان را به ادامه رفتارشان تشویق کنیم، باید رفتارهای خوب آنها را ببینیم.
۲- واکنش منفی
اگر عملکرد هر یک از کارکنان از اهداف سازمان دور شود، طبیعی است که باید جلوی آن را بگیریم. بنابراین، به عملکردهای نامطلوب واکنش منفی نشان می‌دهیم.
بعضی از واکنش‌های منفی عبارتند از: انتقاد، تذکر کتبی یا شفاهی، توبیخ کتبی یا شفاهی و …
واکنش منفی اگر به شیوه‌ای غیر مستقیم باشد، تأثیر مثبت در فرد نمی‌گذارد و منجر به اصلاح رفتار او نمی‌شود.
اگر واکنش منفی بدون توجه به منطق و شخصیت اجتماعی فرد صورت گیرد، این امر موجب جریحه‌دار شدن احساسات او می‌شود و حالت دفاعی می‌گیرد، به نحوی که در غیاب مدیر، نقاط ضعف عملکرد خود را مجدداً شروع می‌کند.
۳- واکنش خنثی
وقتی که کارکنان و نحوه عملکرد آنها را نادیده بگیریم، در واقع به آنها این پیام را می‌دهیم که شما و رفتارتان برای من اهمیت ندارد.
در چنین وضعیتی، شور و اشتیاق برای کار در آنها فروکش خواهد کرد.
در اثر رفتار بی‌تفاوت ما، عملکرد کارکنان به گونه‌ای خواهد شد که ناچار می‌شویم روزی واکنش منفی نشان دهیم.
۴- واکنش مؤثر
برای این که واکنش‌های ما چه مثبت و چه منفی مؤثر واقع شود، باید نکات زیر را مورد توجه قرار دهیم:
دقیق و مشخص سخن بگوییم.
از برچسب زدن به افراد اجتناب کنیم.
سازنده باشیم.
واقع‌بین باشیم.
کارکنان را از عملکردشان آگاه کنیم.
نتایج و پیامد‌های عملکرد هر یک از کارکنان را با آنها در میان بگذاریم.
نظارت خود را درباره عملکرد هر فرد، کوتاه و صادقانه بیان کنیم.