برنامه ریزی در مدیریت منابع انسانی فرآیندی است که به وسیله آن سازمان معین می‌کند که برای نیل به اهداف خود به چه تعداد کارمند، با چه تخصص و مهارتهایی، برای چه مشاغلی و در چه زمانی نیاز دارد بنابراین بدون برآورد نیروی انسانی لازم و برنامه‌ریزی دقیق برای تأمین آن، نیل به اهداف سازمان امکان‌پذیر نیست.
پس می‌توان نتیجه گرفت برنامه ریزی در مدیریت منابع انسانی فرآیندی است که به وسیله آن ورود افراد به سازمان، حرکت و گردش آنها در داخل سازمان و خروج آنها از سازمان، پیش‌بینی و برای آن به گونه‌ای برنامه‌ریزی می‌شود که هرگاه در هر جای سازمان پستی خالی شد مسئولان سازمان غافلگیر نشوند و همیشه نیروهای شایسته‌ای برای تصدی آن پست آماده داشته باشند.
فرآیند برنامه‌ریزی نیروی انسانی از ۵ مرحله تشکیل شده است:
۱-تعیین موجودی نیروی انسانی در سازمان:
این مرحله در واقع، یک مطالعه و بررسی جامع درون سازمانی به منظور تجزیه و تحلیل دقیق کلیه مشاغل و پست‌های سازمانی و تهیه فهرستی از تخصص‌ها و مهارتهای موجود در آن سازمان است. تهیه فهرست موجودی مهارت‌ها، سیستم اطلاعاتی منابع انسانی و طرح جانشینی از جمله روشهایی است که به وسیله آن می‌توان کم و کیف نیروی انسانی موجود در سازمان را تعیین کرد.
الف) تهیه فهرست موجودی مهارت‌ها: برای تهیه فهرست موجودی مهارت‌ها می‌توان از فرم‌هایی که افراد در زمان استخدام پر کرده‌اند استفاده نمود و مهارتهای افراد را فهرست‌بندی نمود و برای تأیید درستی یا اعمال هرگونه تغییر در آن به نظر سرپرستان مستقیم و کارشناسان اداره امور پرسنل رساند و در نهایت از این اطلاعات برای برنامه‌ریزی کلی در سطح سازمان استفاده نمود. این اطلاعات این امکان را به ما میدهد که زمینه گسترش عملیات در زمینه‌هایی در سازمان را بهتر بشناسیم.
ب) سیستم اطلاعاتی منابع انسانی: منظور از سیستم اطلاعات منابع انسانی، استفاده از روشی منظم و سازمان یافته برای کسب اطلاعاتی است که تصمیم‌گیری عقلایی درباره منابع انسانی را در سازمان امکان‌پذیر سازد. امکان پردازش حجم زیادی از اطلاعات با سرعت زیاد این سیستم‌ها منجر به جایگزینی این روش نسبت به روشهای دستی شده است. طراحی و راه‌اندازی این سیستم شامل ۵ مرحله: ۱ـ مطالعه و شناخت سیستم فعلی؛ ۲ـ تعیین اولویت‌های اطلاعاتی؛ ۳ـ طراحی سیستم اطلاعاتی جدید؛ ۴ـ انتخاب و نصب کامپیوتر؛ ۵ـ حفظ کیفیت سیستم اطلاع‌رسانی است.
ج) طرح جانشینی: در بعضی از سازمان دیده می‌شود که فهرستی از مهارتهای مدیران میانی و ارشد به طور جداگانه به منظور تعیین ردیف و توالی جانشین تهیه می‌شود تا مشخص گردد چه کسانی به چه ترتیبی و در چه پست‌هایی قرار خواهند گرفت.
۲-مطالعه و بررسی اهداف آتی سازمان:
اهدافی که سازمان برای خود ترسیم می‌کند همچنین استراتژی که برای تحقق این اهداف در پیش می‌گیرد تعیین کننده کمیت و کیفیت نیروی انسانی مورد نیاز سازمان است. البته با توجه به خاص بودن بعضی مهارت ها و تخصص‌ها گاهی اوقات این تخصص‌ها هستند که مشخص کننده اهداف و برنامه‌ها می‌شوند.
۳-برآورد نیاز سازمان به نیروی انسانی (تقاضا برای نیرو با توجه به اهداف آتی):
با انجام دو مرحله قبل می‌توانیم برآوردی از نیروهای مورد نیاز سازمان بدست آوریم اما برای محاسبه تعداد نیروی انسانی مورد نیاز سازمان نخست باید میزان تقاضا برای تولیدات یا خدمات سازمان برآورد گردد و سپس تعداد نیروهای لازم برای جوابگویی به این تقاضا تعیین شود. علاوه بر سطح تقاضا برای تولیدات یا خدمات سازمان، عوامل دیگری نظیر برآورد نیروهایی که در اثر اخراج و استعفا و بازنشستگی و … سازمان را ترک می‌نمایند یا اتخاذ تصمیماتی از قبیل متنوع کردن محصولات، افزایش کیفیت یا پیشرفت تکنولوژی و تغییر رویه‌ها و شیوه‌های اداری و اجرایی.
روشهایی که برآورد نیروی انسانی مورد نیاز از آن طریق انجام می‌گیرد عبارتند از الف) روش روندیابی؛ ب) روش نسبت یابی؛ ج) روش همبستگی؛ د) روش رگرسیون؛ هـ) روش شبیه‌سازی؛
۴-برآورد عرضه نیروی انسانی (از منابع داخلی و خارجی):
بعد از تعیین کمیت و کیفیت نیروی مورد نیاز سازمان می‌تواند از منابع داخلی و خارجی نیروی انسانی خود را تامین نماید.
۱ـ برآورد عرضه نیرو از منابع داخلی: روشهای اصلی برآورد نیروهای موجود در سازمان عبارتند از: فهرست موجودی مهارتهای مدیریتی؛ جدول جایگزینی؛ نظر (برآورد) سرپرست؛ روش دلفای.
۲ـ برآورد عرضه نیرو از منابع خارجی: وضعیت عمومی اقتصادی؛ بازارهای محلی کار؛ بازارهای تخصصی کار.
۵-مقایسه عرضه و تقاضای نیروی انسانی و تعیین سیاست‌های پرسنلی سازمان بر آن اساس:
آخرین مرحله در فرایند برنامه‌ریزی نیروی انسانی، مقایسه تقاضای سازمان برای نیروی انسانی و عرضه آن است. نتیجه این مقایسه از سه حالت خارج نیست:
الف) تقاضای با عرضه مساوی است که لازم نیست اقدامی صورت گیرد فقط در صورتی که تخصص نیروها با اهداف آتی سازمان متناسب نباشد باید دروه‌های آموزش بخصوصی طراحی و برپا شود تا افراد با گذراندن آنها مهارت های مورد نیاز سازمان را بیاموزند.
ب) تقاضا بیشتر از عرضه است در چنین وضعیتی علاوه بر تعیین تعداد نفرات، باید تخصص‌ها و مهارتهای مورد نیاز نیز به طور دقیق مشخص شود برای تأمین کسری نیرو سازمان باید به اقداماتی از قبیل کارمندیابی، انتخاب و استخدام نیروهای جدید، آموزش کارکنان، تربیت مدیر، فراخوانی کسانی که سازمان را ترک کرده‌اند یا اضافه‌کاری متوسل شود.
ج) تقاضا کمتر از عرضه است که در این حالت نه تنها سازمان برای نیل به اهداف خویش در آینده، نیازی به استخدام نیروهای جدید نخواهد داشت، بلکه نیروهای موجود نیز بیش از نیاز سازمان است به عبارت دیگر سازمان با اضافه نیرو مواجه است.