همه ما در محیط کارمان از فرصت‌های یکسانی برخورداریم. اما تنها کسانی مسیر ترقی و توسعه را به سرعت طی خواهند کرد که به « مهارت های ارتباط » مجهز باشند. چنین افرادی، قدرت بیان خوبی دارند؛ خود را به درستی مطرح می‌کنند؛ در شرایط مختلف و با افراد مافوق، همتراز و زیردستی ارتباطی مناسب و مؤثر برقرار می‌کنند. بعضی از کارکنان آن قدر مهارت های ارتباط را خوب می‌دانند و به شیوه‌ای مؤثر به کار می‌گیرند که شخصیتشان همانند یک آهن‌ربا همه را به خود جذب می‌کند.
هر یک از ما به عنوان فردی که سرپرستی کارکنان یک سازمان را برعهده داریم، هر روزه با کارمندان، ارباب رجوع، مسئولان مافوق، همکاران و مردم عادی در زمینه فعالیت‌های سازمانی تماس داریم و به گفت و گو می‌نشینیم. گفت و گو یک رویکرد ارتباطی مستقیم و رودررو می‌باشد که می‌‌بایست منطبق با قواعد آن اجرا شود. تنها در این صورت است که گفت و گوهای ما در پیشبرد فعالیت‌ها و تحقق هدف‌های سازمانی مؤثر خواهد بود.
مصاحبه
مدیران به عنوان یک روش ارتباطی، همواره با ارباب رجوع و یا کارکنان تحت مدیریت خود در قالب و اهداف گوناگون دست به انجام مصاحبه می‌زنند. از آنجایی که بهره‌مندی از مهارت های ارتباط مؤثر رمز موفقیت در تحقق هدف‌های مصاحبه می‌باشد، در این مبحث با شیوه انجام آن آشنا خواهید شد.
عموماً مدیران نیازمند شناخت از خصوصیات کارکنان جدید استخدام هستند، برای کسب این شناخت و آشنایی با خصوصیات مورد نظر این کارکنان، مدیران طی تشریفاتی به مصاحبه و گفت‌وگو با آنان می پردازند. چنانچه مصاحبه تنها عامل تعیین‌کننده برای استخدام باشد، موضوع از حساسیت بالایی برخوردار خواهد شد.
هدف‌های مصاحبه
هدف‌های مصاحبه عمدتاً آشنایی مدیران با توانایی‌های علمی و خصوصیات اخلاقی، رفتاری و گرایش‌های مصاحبه شونده است. در هر صورت، استفاده از شیوه و تکنیک مصاحبه هنگامی موفقیت‌آمیز خواهد بود که مدیران مهارت‌های ارتباط را در اجرای مصاحبه به کار ببرند. راز موفقیت انجام مصاحبه آغاز برقراری ارتباط و تداوم صادقانه آن بین مصاحبه‌کننده و مصاحبه‌شونده است. هدف مصاحبه‌کننده کسب اطلاعاتی است تا توان تصمیم‌گیری برای استخدام و گزینش فرد مصاحبه‌شونده را به دست آورد. پس باید از مهارت‌های کافی ارتباط برخوردار باشد تا به این هدف برسد.
انواع مصاحبه
مصاحبه به شیوه‌های مختلف انجام می‌شود که هر یک از آن‌ها دارای معایب و مزایایی است. براساس هدف و بینش مدیران، شیوه مناسب انجام مصاحبه انتخاب خواهد شد. مهم‌ترین آن‌ها به این شرح است:
مصاحبه سازمان‌یافته
در این روش، پرسش‌های مصاحبه از قبل تهیه و تنظیم شده است، بنابراین برای مصاحبه‌کننده جای انعطاف زیادی وجود ندارد. دو نکته مهم در مصاحبه سازمان یافته وجود دارد. یکی این که اطلاعات به دست آمده در این مصاحبه نسبتاً دقیق و موثق است. دوم آن که چون مصاحبه در فضایی محدود رخ می‌دهد مصاحبه‌کننده باید از مهارت کافی برای برقراری ارتباط برخوردار باشد.
مصاحبه آزاد
در این شیوه سؤالات از قبل مشخص نشده است. بنابراین مصاحبه کننده با بهره‌گیری از دانش و مهارت برقراری ارتباط خود به مصاحبه کیفیت می‌بخشد. در واقع، او باید بر فن مصاحبه و اصول ارتباطات انسانی تسلط کافی داشته باشد.
مصاحبه ترکیبی
این روش، ترکیبی از دو شیوه مصاحبه سازمان‌یافته و آزاد می‌باشد. بخشی از اطلاعات به صورت سازمان‌یافته و بخشی دیگر از طریق مصاحبه آزاد حاصل می‌شود. در هر صورت، در این شیوه نیز مهارت داشتن در برقراری ارتباطات حرف اول را می‌زند.
مصاحبه گروهی
در این شیوه از دو یا چند مصاحبه‌شونده به طور همزمان مصاحبه به عمل می‌آید. این روش برای مواردی که لازم است اطلاعاتی از خصوصیات اخلاقی و وقایع دوران زندگی مصاحبه‌شوندگان کسب شود، نامناسب است. اما برای مصاحبه‌های علمی و فنی مشکل خاصی ندارد.
مصاحبه عاطفی
این شیوه در شرایطی خاص انجام می‌شود. اساساً هدف مصاحبه عاطفی آگاه شدن مدیران از ویژگی‌های رفتاری مصاحبه‌شونده می‌باشد. مانند مصاحبه با فرد برای انتخاب او برای یک شغل خاص و حساس. مانند مشاغل سخت، پردردسر، امنیتی و … در این شیوه توانایی داشتن مصاحبه‌کننده بر مهارت های ارتباط در مقایسه با سایر انواع ذکر شده، اهمیت بیشتری دارد.
مصاحبه‌کننده باید برای برقراری ارتباط با مصاحبه‌شونده از مهارت کافی برخوردار باشد. اگر لحن و صدای مصاحبه‌کننده نامناسب باشد، مصاحبه رنگ بازجویی به خود خواهد گرفت و یا باعث می شود مصاحبه شونده اطمینان نکند و پاسخ‌های غیر واقعی و ساختگی ارائه کند.
توانایی‌های مورد نیاز مصاحبه کننده
برای آن که مصاحبه کننده در کار خود موفق شود باید دارای توانایی‌های کافی باشد. بعضی از آن‌ها به این شرح است:
مهارت در برقراری ارتباط
مصاحبه‌کننده باید از لحن و صدای مناسب برخوردار باشد تا موفق به برقراری ارتباط گردد. او باید هنر سخن گفتن، فن بیان، شنیدن دقیق و صحیح، حرکات دست و صورت و … را به خوبی تنظیم کند تا از یک طرف برقراری ارتباط آسان شود و از سوی دیگر، مصاحبه‌شونده با اعتماد به او ارتباط صادقانه و فعال برقرار نماید. در این صورت، مصاحبه‌شونده فضای گفت وگو را ایمن و راحت و آرامش بخش احساس خواهد کرد. بنابراین، ارتباط به طور کامل برقرار می شود.
بلوغ عاطفی
مصاحبه‌کننده علاوه بر برخورداری از درک بالا، باید از جنبه‌های عاطفی و روحی و روانی به بلوغ کامل رسیده باشد. مثلاً اگر مصاحبه‌کننده درک کافی نداشته باشد و درجریان مصاحبه بعضی مسائل و مشکلات را تحمل نکند، به نتیجه مثبتی نخواهد رسید. بلوغ عاطفی تسهیل کننده ارتباط مؤثر است.
قدرت تصمیم‌گیری
در جریان گفت و گو، مصاحبه کننده باید قدرت درک و پردازش سریع اطلاعات و پیام‌های کسب شده را داشته باشد. لازم است او بلافاصله تصمیم‌های مناسب را برای تداوم و پیشبرد سازنده و صحیح روند مصاحبه اخذ کند.
تجربه
مصاحبه‌کننده باید در انتخاب و اجرای شیوه مصاحبه، هنر و مهارت های ارتباط ، اصول رفتار با مصاحبه شونده و …. دارای تجارب کافی باشد.
پرهیز از پیش داوری
مصاحبه‌کننده در فرایند گفت وگو ومصاحبه نباید در جمع بندی شنیده‌های خود عجله کند و یا به پیش داوری بپردازد. تا پایان مصاحبه نباید هیچ‌گونه قضاوت و ارزیابی از نتایج مصاحبه داشته باشد.
راهکارهای تقویت و توسعه مهارت های ارتباطی رو در رو در مدیران (قسمت اول)
راهکارهای تقویت و توسعه مهارت های ارتباطی رو در رو در مدیران (قسمت دوم)